プライバシーポリシー

制定：令和7年10月 ／ クラビス・ジャパン株式会社

クラビス・ジャパン株式会社（以下「当社」といいます）は、当社が運営するComfybed Ginza（以下「当ホテル」といいます）における宿泊契約の履行、安全な運営、およびウェブサイトの提供を目的として、宿泊者様およびウェブサイト利用者様（以下総称して「利用者」といいます）の個人情報を適正に取り扱うことをお約束いたします。本プライバシーポリシーは、個人情報の保護に関する法律その他の関連法令に基づき、当社における個人情報の取扱い方針を定めるものです。

第1条（取得する情報）

A. 宿泊に関する情報

1.氏名・住所・電話番号・メールアドレス・国籍・職業・生年月日等の宿泊予約情報
2.政府発行の身分証明書（運転免許証、マイナンバーカード、在留カード、パスポート等）の写し
3.外国籍の宿泊者（日本国内に住所を有しない者を含む）については、旅券（パスポート）の提示および写し
4.クレジットカード情報（デポジット・宿泊料金支払目的）
5.宿泊履歴、チェックイン・チェックアウト情報

B. ウェブサイト利用に関する情報

1.IPアドレス、ブラウザの種類・バージョン、オペレーティングシステム、アクセス時間等の技術情報
2.閲覧ページ、滞在時間、クリック操作等のアクセスログ情報
3.お問い合わせフォームへの入力情報（氏名、メールアドレス等）
4.Cookie等の技術により収集される情報（詳細は第8条参照）

第2条（利用目的）

1.宿泊契約およびこれに付随するサービスの提供
2.本人確認・宿泊者名簿作成（旅館業法第6条等に基づく）
3.安全管理、防犯、防災および緊急時の連絡
4.当ホテルの運営に関する通知・確認・連絡業務
5.宿泊後の忘れ物・問い合わせ対応
6.法令に基づく行政機関・司法機関等への報告・開示対応
7.施設内の安全確保および防犯を目的とした、共用部に設置された安全管理システムによる映像等の記録・確認
8.ウェブサイトの運営・改善・利用状況の分析

第3条（第三者提供）

当社は、以下の場合を除き、利用者の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

1.利用者本人の同意がある場合
2.法令に基づく正当な理由がある場合
3.行政機関または司法機関から正式な開示要請を受けた場合
4.業務委託先に対し、宿泊契約の履行に必要な範囲で委託する場合

第4条（業務委託・外部システムの利用）

当ホテルは、宿泊契約の履行および本人確認手続のため、外部システム「Autohost」（Autohost Inc.、カナダ）を利用しています。宿泊者が提供する身分証明書、顔写真、その他の個人情報は、Autohostの安全なサーバー上で一時的に保存され、当ホテルの指示に基づき処理されます。Autohostは当ホテルの業務委託先として、個人情報保護法その他の関連法令に準じて情報を取り扱います。詳細はAutohost Privacy Policyをご参照ください。

クレジットカード決済については、決済代行会社Stripe, Inc.のシステムを利用しています。クレジットカード情報は当ホテルでは保持されず、Stripeのシステムにより安全に処理されます。詳細はStripe Privacy Policyをご参照ください。

第5条（外国への移転）

Autohost Inc.はカナダに所在する事業者であり、当ホテルが委託する個人情報の取扱いについて、日本の個人情報保護委員会が定める「十分な保護措置を講ずる国」として認められています。当社は、当該委託に際して必要な契約上・技術的措置を講じています。

第6条（保存期間および廃棄）

宿泊者名簿および本人確認書類は、旅館業法その他関係法令に基づき、最終記載日から3年間保存し、保存期間経過後は適切な方法により廃棄または削除します。

なお、宿泊契約の履行、法令遵守、不正利用防止、または紛争解決のために必要な場合、当ホテルは合理的な範囲で個人情報を保存することがあります。これには、予約に関連する記録、通信履歴、決済関連情報、および安全管理のためのログ情報が含まれる場合があります。

第7条（安全管理措置）

当ホテルは、個人情報の漏えい・紛失・改ざん・不正アクセス等を防止するため、アクセス制限、暗号化、ログ管理、従業員教育、防犯設備等を含む安全管理体制の維持など、合理的な安全管理措置を講じます。

第8条（Cookieおよびアクセス解析ツールの利用）

A. Cookieについて

当ホテルのウェブサイトは、利便性の向上およびサービス改善を目的としてCookieを使用しています。Cookieとは、ウェブサイトがブラウザを通じてデバイスに保存する小さなテキストファイルです。Cookieにより、以下の情報が取得される場合があります。

・セッションCookie：ブラウザ閉鎖時に自動削除される一時的な情報
・永続Cookie：一定期間デバイスに保存され、再訪時の利便性向上に使用

ブラウザの設定によりCookieを無効にすることができますが、一部サービスが正常に機能しない場合があります。

B. Google Analyticsについて

当ホテルのウェブサイトは、Googleが提供するアクセス解析サービス「Google Analytics」を利用しています。Google Analyticsは、Cookieを使用してウェブサイトの利用状況（アクセス数、滞在時間、流入元等）を収集・分析します。収集された情報はGoogleのサーバーに送信・保存されます。当ホテルはこれを統計情報としてのみ使用し、個人を特定する目的には使用しません。

Google Analyticsによるデータ収集を無効にする場合は、Google Analytics オプトアウトアドオンをご利用ください。Googleのデータ取扱い方針については、Googleプライバシーポリシーをご参照ください。

第9条（個人情報に関するお問い合わせ）

当ホテルが保有する個人情報に関する開示・訂正・削除などのご希望やお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。

クラビス・ジャパン株式会社（Comfybed Ginza 運営会社）
所在地：〒104-0045 東京都中央区新富二丁目2番2号
E-mail：admin@comfybed.jp

第10条（改定）

本ポリシーの内容は、法令の改正または当ホテルの運営方針変更に応じて改定されることがあります。改定後の内容は、当ホテルウェブサイトに掲載した時点から適用されます。

English Version （Reference Only – the Japanese version shall prevail）

Comfybed Ginza Privacy Policy
Enacted October 2025 by Clavis Japan K.K.

Clavis Japan K.K. (the "Company") operates Comfybed Ginza (the "Hotel") and is committed to the proper management of personal information of guests and website users (collectively "Users") in accordance with Japan's Act on the Protection of Personal Information and other applicable laws.

1. Information Collected

A. Accommodation-related information

1.Guest details (name, address, telephone number, email address, nationality, occupation, date of birth, etc.)
2.Copies of government-issued identification (driver's licence, My Number Card, residence card, passport, etc.)
3.For foreign nationals (including those without a Japanese address), presentation and copying of passports
4.Credit card information (for deposit and accommodation payment purposes)
5.Stay records, including check-in and check-out information

B. Website usage information

1.Technical information such as IP address, browser type and version, operating system, and access time
2.Access log information such as pages viewed, time spent, and click actions
3.Information entered via contact forms (name, email address, etc.)
4.Information collected via cookies and similar technologies (see Article 8)

2. Purpose of Use

1.Execution of accommodation contracts and provision of related services
2.Identity verification and maintenance of the guest register (as required by the Hotel Business Act)
3.Safety management, crime prevention, disaster response, and emergency contact
4.Operational notifications, confirmations, and communications
5.Post-stay lost-and-found handling and inquiry responses
6.Reports and disclosures to administrative or judicial authorities as required by law
7.Recording and reviewing footage via security systems installed in common areas for safety and crime prevention
8.Operation, improvement, and analysis of website usage

3. Provision to Third Parties

The Hotel will not provide or disclose personal information to third parties without the User's consent, except when required by law, when formally requested by administrative or judicial authorities, or when necessary to entrust processing to service providers within the scope required to perform the accommodation contract.

4. Use of External Systems (Autohost and Stripe)

The Hotel uses the external system "Autohost" (operated by Autohost Inc., Canada) for identity verification and execution of accommodation contracts. Personal information, ID images, and other data provided by guests are temporarily stored on Autohost's secure servers and processed under the Hotel's instructions. See the Autohost Privacy Policy for details.

The Hotel uses Stripe, Inc. for credit card payment processing. Credit card information is processed securely by Stripe and is not stored by the Hotel. See the Stripe Privacy Policy for details.

5. Transfer to Foreign Countries

Autohost Inc. is located in Canada, which is recognised by Japan's Personal Information Protection Commission as a country with an adequate level of data protection. The Hotel implements necessary contractual and technical safeguards for such entrusted processing.

6. Retention and Deletion

Guest registers and identification copies are retained for three (3) years from the date of the last entry in accordance with relevant laws and regulations, and are securely disposed of or deleted after the retention period. Where necessary for legal compliance, fraud prevention, or dispute resolution, the Hotel may retain relevant personal information for a reasonable period.

7. Security Measures

The Hotel implements appropriate technical and organisational measures—including access controls, encryption, log management, staff training, and security equipment—to prevent leakage, loss, alteration, or unauthorised access.

8. Cookies and Access Analytics

A. Cookies
The Hotel's website uses cookies to improve usability and services. Cookies are small text files stored on your device via your browser. You may disable cookies in your browser settings, though some services may not function correctly as a result.

B. Google Analytics
The Hotel's website uses Google Analytics, an access analysis service provided by Google. Google Analytics uses cookies to collect and analyse usage data (number of visits, time on site, referral sources, etc.). Collected data is transmitted to and stored on Google's servers and is used by the Hotel for statistical purposes only, not for identifying individuals. To opt out of data collection by Google Analytics, please use the Google Analytics Opt-out Add-on. For details on how Google handles data, please refer to the Google Privacy Policy.

9. Inquiries Regarding Personal Information

For any requests to access, correct, or delete your personal information, please contact:

Clavis Japan K.K. (Operator of Comfybed Ginza)
2-2-2 Shintomi, Chuo-ku, Tokyo 104-0045, Japan
E-mail: admin@comfybed.jp

10. Revisions

This Policy may be revised due to legal amendments or operational changes. The revised version becomes effective upon posting on the Hotel's website. The English version is provided for reference only. In case of any inconsistency, the Japanese version shall prevail.